Как снизить затраты на переезд офиса

Оптимизация затрат при переезде офиса вполне реальна, притом чем больше вещей приходится перевозить, тем большую сумму при желании можно сэкономить. Но важно учитывать два момента. Во-первых, сократить расходы можно только при тщательном предварительном планировании. Чем быстрее нужно организовать переезд, тем меньше шансов сэкономить. Во-вторых, стоит помнить, что на некоторых пунктах проведения перевозки экономить нельзя – например, нанимая грузчиков-неспециалистов без официального договора вместо обращения в мувинговую компанию, можно столкнуться с порчей и даже пропажей ценных вещей и документов, а значит, с серьезными убытками. Итак, что сделать, чтобы сэкономить на переезде без ущерба для имущества компании?

Подумайте, что не стоит перевозить

Возможно, часть техники и мебели, которую вы используете сейчас, не пригодится в новом офисе. Бывают случаи, когда после переезда офис обустраивают с нуля, а прежние предметы продают. Если у вас будет аналогичная ситуация, подумайте, можно ли при переезде не забирать часть мебели и техники, а продать из старого офиса. Так вы сэкономите на транспорте и упаковке. Кроме того, сократится время переезда.

Если оставить вещи в старом офисе нет возможности, может быть, их будет выгодно отправить на временное хранение. Обдумайте все варианты, чтобы принять лучшее решение.

Поручите часть работ сотрудникам

Так вы сэкономите на услугах специалистов мувинговой компании.

Что можно доверить персоналу? Разобрать простейшую мебель (например, стол, у которого достаточно просто открутить ножки), упаковать личные вещи и документы. Возможно, они также смогут помочь в погрузке, выгрузке, распаковке.

Кстати, сэкономить можно и при покупке упаковочных материалов. Если переезд планируется заранее, у вас будет время, чтобы сравнить цены и выбрать самый выгодный вариант. Чем больше вещей нужно перевезти, тем значительнее окажется экономия. Однако важно не переусердствовать: например, можно сэкономить, купив для перевозки документации мешки вместо коробок, но будьте готовы к тому, что бумаги в результате приедут в новый офис измятыми.

Правильно выберите время переезда

Нужно учесть два момента.

Первый – пробки. Например, организовывать перевозку поздно вечером или в субботу-воскресение выгоднее, чем в час пик в будний день. Чем меньше загруженность дорог, которые входят в маршрут, тем лучше.

Второй – возможности при выносе/заносе вещей. В некоторых зданиях грузовые лифты работают только в определенные часы. В таких случаях лучше согласовать время с администрацией заранее, чтобы ускорить переезд и сократить время работы грузчиков.

Если возникли сложности с подбором подходящего времени – обращайтесь, мы дадим рекомендации.

Подберите машину с подходящими характеристиками

Распространенная ошибка – заказ недорогого автомобиля с небольшим кузовом без учета объема вещей. В таких случаях зачастую оказывается, что предметы не помещаются в машину. Приходится проводить перевозку дважды – а это значит, что затраты увеличиваются, а не снижаются.

Лучший способ сэкономить в данном случае – выбрать транспорт с подходящим объемом кузова и грузоподъемностью. Для переезда небольшого офиса будет достаточно Газели – стандартной или удлиненной. Для среднего – трехтонника с объемом кузова 25 м³. Для крупного – пятитонника с кузовом объемом 35 м³. Более конкретные рекомендации на этот счет вам дадут специалисты мувинговой компании при оформлении заказа.